Рабочий день: успеть ВСЁ!

Как же в течение рабочего дня все правильно спланировать и выполнить? Наверное, этими вопросами задавалась каждая из нас. 

Планируйте

Чтобы рабочее утро началось продуктивно, надо к нему подготовиться… с вечера. Не поленитесь выделить 15-20 минут в конце рабочего дня и записать, что вам нужно сделать на следующий день по степени важности или по срокам. Для этого заведите ежедневник и делайте там все пометки, он поможет вспомнить и через и месяц и через два, кому и куда вы звонили, отправляли письма, назначали встречи. Не любите писать? Составьте график на компьютере. Дружите с мобильным телефоном? Тогда не тратьте попусту время в метро или в маршрутке. Найдите в меню телефона опцию «Расписание» и занесите туда список дел. Утром на работе телефон даст сигнал и напомнит вам о планах. 

Очень полезно писать планы на неделю, а в пятницу подводить некие итоги, что сделано, а что нет. Установите для себя правило: если большинство намеченных планов выполнено, значит, неделя прошла успешно, а те, что не выполнены, перенесите на следующую неделю или выясните, что помешало их осуществлению.

Если ваша работа связана с долгосрочными планами (написание книги, концерт, проект), то можно составить в удобной для вас форме график на квартал - полгода – год, где  необходимо обозначить основные этапы реализации с датой окончания работы. Дедлайн можно пометить красным цветом, чтобы дисциплинировать и стимулировать себя.

Займитесь самоорганизацией

Итак, утро. Выпита первая чашка кофе. Самое сложное - начать. Вот тут-то и нужно приложить большое усилие, не засидеться, не растягивать начало работы, не фантазировать. Сгенерируйте всю энергию и приступайте к работе. Если необходимо - заставьте себя. Самые трудные задачи постарайтесь делать в первой половине дня, именно в это время наш мозг трудится с полной отдачей. Расставьте приоритеты согласно специфике работы: проверить почту, обзвонить клиентов, оплатить счета, развезти заказы и т.д. Начинайте с главных приоритетов, постепенно переходя к второстепенным делам.

Храните полезную информацию

Сделайте закладки в «Избранном» тех сайтов, пользоваться которыми вам нужно необходимо: это могут быть курсы валют, расписание поездов, службы такси,  адреса копи-центров и т.д. Также немаловажно сделать базу клиентов с указанием номеров телефонов, электронной почты, банковских реквизитов. Это сэкономит массу времени.

Устраивайте еженедельные «субботники»

Субботник можно устроить в любой рабочий день недели. Освободите свой рабочий стол от ненужных бумаг и документов. Переберите и систематизируйте остальные бумаги. Аккуратно  расположите на столе рабочие предметы, это сделает вашу работу более организованной. Разложите документы по папкам, а сами папки рассортируйте по названию проекта, клиента и т.п.

Делегируйте власть

Если в вашем подчинении есть люди, не взваливайте весь груз на себя. Поручите кому-нибудь часть работы. Перед уходом в отпуск составьте список дел для своего зама и введите его в курс дел. Не стесняйтесь просить о помощи коллег. Многие боятся попросить совета, чтобы не выглядеть глупым или неумелым и при этом тратят кучу времени и энергии на самостоятельное решение проблемы, тогда как своевременная помощь сотрудников их сэкономит. С другой стороны, научитесь решительно отказывать в просьбах и одолжениях, если в данный момент вы перегружены, иначе все привыкнут, что вы безотказны, и будут  стараться взвалить все свои дела на вас.

Старайтесь не отвлекаться

Не тратьте попусту время на лишние телефонные разговоры, обсуждения сериалов и политиков. Но в тоже время полезно время от времени переключиться с одной работы на другую. Пользуйтесь ICQ и Интернетом только для работы.  Если шумно в кабинете, приобретите наушники, включите ненавязчивую музыку и сосредоточьтесь.

Отдыхайте

Обязательно выходите из офиса во время обеденного перерыва. Обед на рабочем месте часто перерастает в лишний рабочий час. А после того как вы отвлеклись на полчаса-час от работы, вы приступите к ней с новыми силами. Старайтесь не засиживаться в офисе допоздна. Чтобы был стимул вовремя уйти с работы,  запишитесь в бассейн, спортзал или на курсы иностранного языка.

Источник: bt-lady.com.ua