Самые распространенные ошибки, которые мы допускаем при переписке по электронной почте

Электронная почта – это один из способов общения, к которому мы прибегаем часто и на рабочем месте. Данный способ общения позволяет нам выслать важную информацию одновременно нескольким людям, что в свою очередь экономит наше время на телефонные звонки.

К сожалению, очень часто мы слишком торопимся отправить сообщение адресату, в результате чего допускаем ряд ошибок, которые в итоге создают неверное мнение о нас. Предлагаем ознакомиться с наиболее распространенными ошибками, чтобы впредь их больше не повторять.

К типичным ошибкам при переписке по электронной почте относятся:

Отсутствие информации в поле «тема»

Тема позволяет адресату не только решить удалить либо принять сообщение, но и понять, о чем пойдет речь. Вполне возможно, что в данный момент то или иное сообщение не столь важно для адресата, он желает прочесть его несколько позже, но без указания темы письма адресат вынужден потратить время и все же прочесть. Многие ежедневно получают десятки писем, для таких людей крайне важно поле «тема», именно данное поле помогает им четко распланировать свое время на прочтение писем (срочных и менее срочных).

Отсутствие информации о Вас с названием должности, компании, контактными данными

Отсутствие всякой контактной информации о Вас говорит адресату о Вашем непрофессионализме. Помните о том, что в конце всякого сообщения должна непременно идти информация о названии компании, где Вы работаете, должности, а также контактная информация (телефон, факс, электронный адрес, адрес сайта компании).

Применение символов в деловой переписке

Помните о том, что всему есть свое место. Использование символов в деловой переписке исключено. Так, к примеру, если Вы переписываетесь на иностранном языке, то не стоит писать «meeting @ 15.00» либо « I will meet u at 13.00». Подобные сокращения вполне нормально будут восприняты при общении с друзьями и приятелями, но никак ни в деловой среде. Не забывайте о том, что Ваш имидж складывается не только из Вашего опыта, знаний, внешнего вида, но и из стиля общения.

Слишком длинное сообщение

Переписка по электронной почте вряд ли предназначена для длинных писем, в которых через 3 минуты уже теряется мысль. Сообщение должно быть достаточно кратким, чтобы адресат смог легко понять суть вопроса. Если какой-то вопрос требует пояснения, то чередуйте длинные предложения с короткими, чтобы адресату было проще дойти до сути. Иными словами, учитесь экономить и чужое время!

Написание слов в письме заглавными буквами

Не стоит все слова в сообщении писать заглавными буквами. Некоторые находят, что так проще и быстрее написать письмо, но не отдают отчет себе в том, что подобные сообщения подобны разговору на повышенных тонах.

Отправка письма ошибочно другому адресату

Всегда перепроверяйте адрес получателя, прежде чем отправить сообщение. В противном случае, конфиденциальная информация может перестать быть таковой, если дойдет ошибочно до другого адресата, коим может оказаться Ваш партнер, коллега, босс.

Автор: Елена Бык

Источник: Семейный журнал www.efamily.ru