Курс «Секретарское дело»

1. Секретарь в структуре организации

· Современные требования к деловым и личностным качествам секретаря, его статус и обязанности.

· Этические стандарты оформления рабочего места

· Организация рабочего времени. Планирование собственного рабочего дня и рабочего дня руководителя

· Профессиональный имидж секретаря. Основные стили одежды, их особенности и применение

· Основные ошибки в оформлении внешности

· Dresscode. Женская деловая одежда: фасон, цвет, этические требования

2. Общепринятые нормы культуры в деловом мире

· Деловой этикет, нормы и правила. Повседневный и праздничный этикет.

· Этикет в служебных отношениях. Субординация, взаимоотношения между сотрудниками. Служебная вертикаль (система «руководитель-подчиненный») и служебная горизонталь (система «коллега-коллега»)

· Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере

· Виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность. Правила приветствия, представления, знакомства. Обращение

· Нормы и правила отношений с представителями сторонних организаций, партнерами, посетителями. Планирование, подготовка и организация приема посетителей.

· Визитная карточка, её основные функции

· Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах

· Как поступать в тех случаях, когда общепринятые правила хорошего тона противоречат нормам делового этикета?

· Поведение на различных видах приемов (деловой прием, корпоративная вечеринка, банкет , фуршет)

3. Речевой этикет

· Звучание голоса (интонация, тембр, темп речи, артикуляция.)

· Деловая лексика

· Этикетные речевые формулы делового общения: приветствие, извинение, поздравление

4. Подготовка совещаний, переговоров

· Деловой протокол. Правила организации деловых встреч и проведения различных видов протокольных мероприятий

· Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, оперативок и плановых совещаний. Планирование. Оформление стола совещаний

· Схемы рассадки за столом переговоров

5. Коммуникативная компетентность секретаря

· Психологические сигналы вступления в контакт. Вербальные и невербальные сигналы располагающие к контакту

· Соотношение различных аспектов коммуникации и их влияние на процесс передачи информации

6. Телефонный арсенал

· Осязаемые и неосязаемые стандарты телефонного общения

· Подготовка к приему звонка. Прием входящих звонков. Получение и предоставление информации. Телефонное обслуживание клиентов. Завершение звонка

· Планирование и проведение исходящего звонка

7. Делопроизводство

Нормативно-методическая основа документационного обеспечения

· Законодательство Российской Федерации, иные нормативные правовые акты в сфере информации и документации

· Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации, структура инструкции, порядок её разработки, утверждения, внедрения

· Нормативные требования к должностям работников службы ДОУ, нормирование труда и охрана труда

8. Основные требования к составлению и оформлению документов

· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации

· Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

· Реквизиты документов. Бланки документов, виды бланков, требования к бланкам

· Юридическая сила документов

· Подлинник документа, копия, дубликат, выписка из документа

· Порядок удостоверения копий документов

· Согласование документов

· Порядок подписания и утверждения документов

· Особенности языка служебных документов

· Бланки и шаблоны

9. Видовой состав управленческой документации

· Составление и оформление организационно-правовых документов (положение, правила, инструкция и др.)

· Подготовка распорядительных документов (приказ, распоряжение, решение)

· Составление и оформление информационно-справочных документов (докладные, служебные, объяснительные записки, акты, протоколы и др.), ведение деловой переписки

· Особенности работы с договорной документацией

· Документы по личному составу

10. Организация документооборота

· Принципы организации документооборота

· Организация движения входящих, исходящих и внутренних документов

· Оптимизация документооборота

11. Основные принципы работы с документами

· Формы регистрации документов, правила регистрации. Этапы обработки. Порядок работы

· Организация информационно-поисковой системы по документам

· Сроки исполнения документов

· Технология контроля исполнения

· Этапы контроля, анализ и обобщение результатов контроля

12. Систематизация документов и организация их текущего хранения

· Экспертиза ценности документов

· Сроки хранения документов

· Перечни документов с указанием сроков хранения, виды перечней

· Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. Ведение номенклатуры дел и её корректировка. Формирование дел

· Подготовка дел для передачи в архив. Формы описи и акты

13. Обеспечение конфиденциальности в работе с документами

14. Машинопись.

· Основные принципы «слепого» десятипальцевого метода с использованием обучающей программы.

15. Занятия на ПК

· Структура пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel, Internet, электронная почта

· Проектирование документов (приказ, решение, заявление, деловое письмо, договор), подготовка расчетных таблиц.