Базовые рекомендации: что нужно делать, чтобы факторинг «заработал»

Но это только первый шаг к сотрудничеству. Следующий этап, наверное, не менее важный, чем выбор Фактора – это «запуск» факторинга, который может занять от двух недель до нескольких месяцев. Как быстро «заработает» факторинг, в первую очередь зависит от того, насколько эффективно будет выстроено взаимодействие между Фактором, Клиентом (Поставщиком) и Покупателями. Мы обратились за помощью и разъяснениями к Екатерине Юзапчук, ответственной за факторинг в Монарх-Уфа. Компания уже давно работает с НФК, и Екатерина любезно согласилась помочь нам и дать свои рекомендации.

- Екатерина, поделитесь опытом, какие должны быть первые шаги после подписания договора факторинга? В первую очередь, определите у себя в организации лицо, ответственное за факторинг. Назначение координатора в разы ускорит процесс обмена информацией и необходимыми документами. Также нужно составить график внедрения факторинга, разбив процесс на процедуры с конкретными сроками и отслеживать его исполнение – подписание уведомлений Покупателями, передача информации о Покупателях Фактору, установление лимитов на Дебиторов, установка факторингового айти и т.д. Со стороны факторинговой компании должен быть закреплен клиентский менеджер, который решает все вопросы с координатором на вашем предприятии. Также необходимо обучение, как ответственного лица за факторинг, так и менеджеров по продажам.

- А зачем и какое нужно проводить обучение для менеджеров по продажам? Чаще именно продавцы ведут переговоры с Покупателями, убеждают их перейти на факторинговую схему и подписать уведомление. Если менеджер не будет «гореть» идеей, то вряд ли ему это удастся. Поэтому задача Фактора – рассказать нам на первоначальном этапе выгоды и преимущества инструмента. В действительности для наших Покупателей вообще ничего не меняется - они просто начинают платить на другой счет, получая взамен более длительную отсрочку платежа. Видите, невысокая цена за такую ценность. В случае, когда менеджер не может убедить Дебитора, и требуется помощь факторинговой компании, то целесообразно организовать трехстороннюю встречу.

- Есть сложности с оформлением документов? Как правило, с первичной документацией. Приходится объяснять коллегам, что требования Фактора не выходят за пределы требований законодательства РФ, и будет лучше для нашей компании, если мы будем их выполнять. В свою очередь, можно попросить факторинговую компанию показать, как правильно оформить накладную, счет-фактуру, извещение и уведомление на Дебитора.

- Какие еще помехи могут быть при «запуске»? Когда Покупатель согласился работать по факторинговой схеме, в течение нескольких дней Фактор устанавливает на него лимит. Иногда в ходе этой процедуры могут понадобиться дополнительные документы, например, финансовая отчетность. От полноты и скорости предоставления информации зависит величина лимита и длительность самой процедуры установления. Тут важно, чтобы координатор, запросив документы у Покупателя, отследил сроки их предоставления Фактору. А в случае задержки – напомнил бы и ускорил этот процесс. Потому что если количество Покупателей исчисляется десятками, то «запуск» может затянуться на несколько месяцев.

- А какие еще специфические моменты Вы могли бы отметить? Обязательным условием работы является наличие электронных систем у Фактора. Например, мы используем в своей работе две. Электронный факторинг позволяет нам передавать информацию о поставках в реестрах в электронном виде одним кликом мыши и получать финансирование почти сразу после отгрузки. Оригиналы же документов предоставляем в любое удобное время в течение 14 дней. Е-факторинг позволяет отслеживать работу с Фактором в режиме он-лайн: начисления комиссии, выплаченное финансирование и платежи Покупателей по каждой поставке, актуальная информация о размере лимитов с комментариями НФК, какую работу проводит Фактор по возврату платежей. Эта информация очень ценна, ведь с помощью нее можно осуществлять оперативное финансовое планирование.

*** Это основные нюансы, которые следует учесть при внедрении факторинга в бизнес-процессы Компании. Согласитесь, все очень просто. Главное, чтобы у Компании было намерение повысить эффективность своего бизнеса, а у Фактора – обеспечить максимальный комфорт факторингового обслуживания для Клиента и его Покупателей.