Подготовьте своё предложение

Если есть возможность, постарайтесь не посылать свои предложения почтой, а передать их лично. В последнем случае вы сразу сможете ответить на вопросы, если таковые возникнут. Если ваш покупатель находится слишком далеко, чтобы добираться до него лично, еще раз внимательно перечитайте свои предложения и убедитесь, что там содержатся ответы на вопросы, которые потенциально могут возникнуть у клиента. Будет неплохо, если вы дадите ваши предложения перечитать своим коллегам. Если предложение - это не контракт, то уж тем более не расценки. Ибо расценки содержат в себе цифры, не подлежащие обсуждению.

Прежде чем вы начнете писать, подумайте, что за люди будут читать ваши предложения. Ваши предложения - по сути дела презентация в письменном виде. Как мы говорили, во время презентации очень важно раскрыть перед покупателем все выгоды приобретения вашего товара, поэтому постарайтесь держать перед мысленным взором своих покупателей, когда пишете предложение.

Макет

То, как смотрится ваше письменное предложение, тоже важно. Расположение текста должно говорить покупателю: «Это не займет много времени, стоит прочитать». Текст не должен заполнять страницы сплошь и целиком, без единого просвета. Предложение будет легче читаться, если вы оставите на листах довольно пустого пространства. Пусть каждый вопрос у вас будет выделен в отдельный абзац, убедитесь, что знаки препинания расставлены правильно. Можно отмечать начало каждого абзаца специальными символами или нумеровать их, где это необходимо, но не злоупотребляйте. Некоторое разнообразие шрифтов вполне приемлемо. Курсив или жирный шрифт хороши, если нужно подчеркнуть важность тех или иных пунктов, но чрезмерное количество разных шрифтов сбивает с толку.

Лексика

Старайтесь избегать жаргона, без необходимости не перегружайте текст специальными и техническими терминами. Пусть ваши предложения будут написаны языком, максимально приближенным к «нормальному чело­веческому». По возможности обходитесь без сложных оборотов, которые могут быть не­правильно поняты. Правильно постройте ваше предложение

Содержание

Страница с содержанием необходима, если ваше предложение значительно по объему или вы думаете, что его будут читать не­сколько человек. Одному из читателей может быть интересен один пункт вашего предложения, другому - другой. Содержание поможет им быстро найти то, что они ищут, и не запу­таться.

Вступление

Небольшой по объему раздел, в котором вы поясняете, кому именно в организации покупателя адресовано ваше предложение, и вкратце излагаете его основные детали.

Очень важно указать, сколько времени действует ваше предложение, иначе клиент может решить, что ваша низкая цена уже изменилась или, напротив, останется такой навечно.

Предыстория

Это эквивалент обосновывающей части презентации. В предыстории вы излагаете ситуацию в компании покупателя так, как вы ее видите, в частности, необходимость для компании предлагаемых вами товаров или услуг.

Предложение

Это ядро вашего послания, здесь содержится описание характеристик того, что вы предлагаете, указываются сроки и важные подробности. Не забивайте этот раздел техническими данными, но укажите, что с ними можно ознакомиться.

Почему мы

В этом разделе вы подробно раскрываете все выгоды, которые несет с собой для клиента предлагаемая вами услуга. Именно услуга, а не товар, о котором речь шла в предыдущем разделе. Вы стараетесь заверить клиента в наличии у вас большого опыта поддержки компаний его типа и вашей способности удовлетворить любые его требования.

Финансовые вопросы

Укажите очень четко, какую цену вы про­сите за какое количество товара. Ясно объяс­ните минимальный объем заказа и периодич­ность поставок, если это предусмотрено. Если речь идет об оказании услуг, включает ли цена проведение последующего анализа эф­фективности и возможность в дальнейшем бесплатных консультаций.

Заключение

Не советую вам указывать цену последним пунктом в вашем письменном предложении. Лучше напишите что-то вроде: «Приняв наше предложение, компания обеспечила себе чет­ко работающее производство, снизила себестоимость продукции, что позволило ей существенно улучшить свои показатели на потребительском рынке».

Приложения

В отдельных приложениях вы помещаете техническую информацию о вашем товаре и/или сведения о квалификации вашего персонала, если речь идет об оказании услуг. Ни­когда нелишне добавить в качестве приложения образец контракта и бланк заказа.

Упражнение

Представьте, что одному из ваших клиентов необходимо направить письменное предложение. Напишите его, а потом проверьте на приемлемость внешнего вида, ясность изложения, чистоту языка и полноту описания достоинств товара.

Источник: norca.ru